Πολλά μεσιτικά γραφεία τα τελευταία χρόνια έχουν εκσυγχρονιστεί, επιδιώκοντας να αυξήσουν τις πωλήσεις τους και να κάνουν καλύτερη διαχείριση του χαρτοφυλακίου των ακινήτων τους.
Ο παραδοσιακός τρόπος οργάνωσης έχει πλέον ξεπεραστεί. Για ένα μικρό μεσιτικό γραφείο η μετάβαση σε σύγχρονες λύσεις μπορεί να φαίνεται κοστοβόρα και όχι τόσο αναγκαία, όμως δεν ισχύει το ίδιο για τα μεγαλύτερα γραφεία, που διαχειρίζονται πολλά ακίνητα και επιθυμούν οι πελάτες τους να είναι απόλυτα ικανοποιημένοι από τις υπηρεσίες που προσφέρουν.
Υπάρχουν πλέον πολλές λύσεις που προσαρμόζονται στις ανάγκες κάθε επαγγελματία, είτε εργάζεται μόνος είτε αποτελεί μέρος μιας ομάδας μεσιτών. Οι περισσότερες επιχειρήσεις αναζητούν τρόπους να ξεφύγουν από την ακαταστασία των παραδοσιακών μεθόδων, επιλέγοντας σύγχρονα συστήματα για τη διαχείριση όλης της διαδικασίας αγοράς και πώλησης ακινήτων.
Οι περισσότερες εφαρμογές σήμερα λειτουργούν μέσω cloud, γεγονός που τις καθιστά προσβάσιμες από παντού. Επιπλέον, πολλές προσφέρουν συνδεσιμότητα με άλλα συστήματα, όπως ERP ή CRM, κάτι που παρέχει ευελιξία σε επιχειρήσεις που δεν θέλουν να αλλάξουν τη βασική δομή των προγραμμάτων που χρησιμοποιούν. Σήμερα, πολλές εταιρείες επενδύουν στην κατασκευή ιστοσελίδων real estate, ενσωματώνοντας σε αυτές όλα τα εργαλεία διαχείρισης. Έτσι, ο πελάτης που ενδιαφέρεται για κάποιο ακίνητο μπορεί να δει λεπτομέρειες, φωτογραφίες και χαρακτηριστικά απευθείας από την ιστοσελίδα και να επικοινωνήσει άμεσα με έναν υπάλληλο για διευκρινίσεις, χωρίς καθυστερήσεις.
Η επιχείρηση έχει επίσης τη δυνατότητα να προσφέρει στους ενδιαφερόμενους πλούσιο φωτογραφικό υλικό, βίντεο και ακόμη και εικονική περιήγηση στο ακίνητο.
Αυτή η διαδικασία μειώνει τον αριθμό των περιττών ραντεβού, εξοικονομώντας χρόνο και δίνοντας έμφαση μόνο στις σοβαρές προτάσεις αγοραπωλησίας. Οι πελάτες πλέον φτάνουν στο γραφείο προετοιμασμένοι, γνωρίζοντας ακριβώς τι θέλουν να δουν. Έτσι μειώνονται τα άσκοπα ραντεβού και εξοικονομούνται χρόνος και χρήμα.
Πολλά μεσιτικά γραφεία έχουν αρχίσει να αξιοποιούν την τεχνητή νοημοσύνη, χρησιμοποιώντας chatbots που απαντούν σε νομικά ή γραφειοκρατικά θέματα, χωρίς την ανάγκη ανθρώπινης παρουσίας. Επιπλέον, όταν κάποιος επισκέπτεται την ιστοσελίδα του γραφείου για να δει ακίνητα, το σύστημα μπορεί να αποθηκεύσει τα στοιχεία του και να επικοινωνήσει μαζί του μετέπειτα, ελέγχοντας αν εξακολουθεί να ενδιαφέρεται για το συγκεκριμένο ακίνητο, ώστε να προχωρήσουν οι διαδικασίες αγοράς.
Η επικοινωνία συνήθως γίνεται μέσω email ή με υπενθυμίσεις στο κινητό. Το μεσιτικό γραφείο μπορεί επίσης να ενημερώνεται αυτόματα για αναρτήσεις πελατών σε διάφορα portals ακινήτων, χωρίς να χρειάζεται να ελέγχει χειροκίνητα τις καταχωρήσεις κάθε μέρα. Έτσι, βγαίνουν κερδισμένοι και ο αγοραστής και ο πωλητής.
Με τα σύγχρονα συστήματα διαχείρισης ακινήτων εξασφαλίζεται διαφάνεια και αποτελεσματική παρακολούθηση τόσο του χαρτοφυλακίου των ακινήτων όσο και των πελατών. Πολλές διαδικασίες αυτοματοποιούνται, επιτρέποντας στο γραφείο να εστιάσει σε πιο ουσιαστικά και κρίσιμα ζητήματα. Από την άλλη πλευρά, οι πελάτες φεύγουν ικανοποιημένοι από το επίπεδο εξυπηρέτησης που λαμβάνουν.
Είναι σημαντικό ένα μεσιτικό γραφείο να βρίσκεται μπροστά από τον ανταγωνισμό, ώστε να μπορεί να διαχειρίζεται καλύτερα την αγορά, την ενοικίαση και την πώληση ακινήτων, αυξάνοντας τον τζίρο του χωρίς περίπλοκες και χρονοβόρες διαδικασίες. Μία σωστά σχεδιασμένη ιστοσελίδα real estate είναι πλέον απαραίτητη για κάθε επιχείρηση που θέλει να ξεχωρίσει.