Παρελθόν θα είναι από την Πρωτοχρονιά του 2021 η τηλεομοιοτυπία περισσότερη γνωστή ως φαξ, η κατάργηση του οποίου προβλέπεται στο νόμο για τις ηλεκτρονικές επικοινωνίες που ψηφίστηκε πρόσφατα.

Το τέλος εποχής του φαξ σηματοδοτεί ουσιαστικά την οριστική μετάβαση του Δημοσίου στην ψηφιακή εποχή, με την κατάργηση της διακίνησης, μέσω τηλεομοιοτυπίας, εγγράφων, διοικητικών και μη, μεταξύ των φυσικών ή νομικών προσώπων ή νομικών οντοτήτων και των υπηρεσιών του Δημοσίου. Στο εξής η μετάδοση κειμένων σχεδίων ή φωτογραφιών θα βασίζεται καθολικά σε τεχνολογία στηριζόμενη στο διαδίκτυο και όχι σε δίκτυο τηλεφωνίας.

Αν και το φαξ όπως το γνωρίζουμε όλοι μεσουράνησε από τη δεκαετία του ΄80 και μετά, στην πραγματικότητα είχε εφευρεθεί από το 1843 από έναν Σκωτσέζο μηχανικό και εφευρέτη, τον Alexander Bain. Ευρέως χρησιμοποιήθηκε μετά τη δεκαετία του ΄70 οπότε και η Rank Xerox έβγαλε στην αγορά το πρώτο τηλεομοιότυπο.

Η τεχνολογία του φαξ βασίζεται στη μετάδοση και αναπαραγωγή εγγράφων και εικόνων μέσω δικτύου τηλεφωνίας ή ραδιοκυμάτων. Οι εμπορικές συσκευές φαξ ήταν σχεδιασμένες έτσι ώστε να μπορούν να σκανάρουν γραφικό υλικό και να μεταδίδουν την πληροφορία σε παρόμοιες συσκευές με τα έγγραφα που εξάγονταν απ΄αυτές να προσεγγίζουν πολύ τα πρωτότυπα.

Με την πάροδο των ετών οι συσκευές φαξ κυρίως λόγω της προσιτής τιμής τους αλλά και της αξιοπιστίας, της ταχύτητας και της απλής λειτουργίας τους θεωρήθηκαν «επανάσταση» για τις επιχειρήσεις καταλαμβάνοντας γρήγορα το χωρο που τους αναλογούσε στα γραφεία δημόσιου και ιδιωτικού τομέα παγκοσμίως όχι μόνο ως ο διάδοχος των τηλεγραφικών υπηρεσιών αλλά και ως μία εναλλακτική των κλητήρων αλλά και των ιδιωτικών διανομέων (κούριερ) της εποχής.

Είναι χαρακτηριστικό ότι ακόμα και σήμερα και παρά το γεγονός ότι στην καθημερινότητα έχει παραγκωνιστεί εντελώς από τους πολίτες, οι οποίοι προτιμούν την ηλεκτρονική αλληλογραφία καταφέρνοντας άλλωστε καίριο πλήγμα και στο κλασικό ταχυδρομείο, το φαξ εξακολουθεί να διατηρεί τη θέση του κυρίως για την επικοινωνία με το δημόσιο στις χώρες, στις οποίες δεν είναι ακόμα αποδεκτή η ηλεκτρονική υπογραφή.

Στην περίπτωση της Ελλάδας, η συγκεκριμένη τεχνολογία διανύει, πάντως, αυτήν την περίοδο τις τελευταίες ημέρες λειτουργίας της, καθώς από την 1η Ιανουαρίου 2021 οι συσκευές φαξ θα εξαφανιστούν από το Δημόσιο.

Για την προετοιμασία των υπόχρεων φορέων για την εφαρμογή της ρύθμισης αυτής, δηλαδή των φορέων του στενού δημόσιου τομέα των Οργανισμοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης α’ και β’ βαθμού καθώς και των νομικών πρόσωπων δημοσίου δικαίου, εκδόθηκε σήμερα ειδική εγκύκλιος από το υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης, στην οποία επισημαίνεται η ανάγκη επιτάχυνσης της χρήσης σύγχρονων Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών που προάγουν τον ηλεκτρονικό τρόπο επικοινωνίας.

Σύμφωνα με το υπουργείο, η προαγωγή της ηλεκτρονικής επικοινωνίας και ανταλλαγής εγγράφων αποσκοπεί στη «μείωση του λειτουργικού κόστους των φορέων του δημόσιου τομέα από τη διακίνηση έγχαρτων εγγράφων και την εξαιρετικά κοστοβόρα αναπαραγωγή εγγράφων (φωτοαντίτυπα), ενώ η άμεση ηλεκτρονική επικοινωνία μεταξύ των χειριστών μιας διοικητικής διαδικασίας μειώνει σημαντικά τον απαιτούμενο χρόνο για την ολοκλήρωση της διαδικασίας, απελευθερώνοντας κατ’ αυτό τον τρόπο πόρους για τη δημόσια διοίκηση και καθιστώντας την εν γένει διαδικασία αποδοτικότερη».

Για την ομαλή μετάβαση στο αποκλειστικά ηλεκτρονικό σύστημα, η εγκύκλιος προτείνει την εφαρμογή τεσσάρων βασικών μέτρων καλώντας μάλιστα όλους τους φορείς του Δημοσίου να κατευθύνουν στην ανακύκλωση τις συσκευές φαξ που θα απομακρύνουν από τις υπηρεσίες τους:

  • Προμήθεια ηλεκτρονικού σαρωτή εγγράφων (scanner) από κάθε φορέα, εφόσον δεν διαθέτει ήδη, για τη δυνατότητα ψηφιοποίησης έγχαρτων εγγράφων που τηρούνται στο αρχείο τους και την εν συνεχεία διακίνησής τους με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ειδικά για τα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ), με μέριμνα των Προϊσταμένων τους τα στοιχεία επικοινωνίας κάθε ΚΕΠ θα πρέπει να είναι αναρτημένα σε εμφανές σημείο στην ιστοσελίδα του Δήμου.
  • Διάθεση υπηρεσιακού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) στα στελέχη των οργανικών μονάδων κάθε φορέα, ώστε να εξασφαλίζεται η απρόσκοπτη διακίνηση και ορθή διαχείριση της εισερχομένης και εξερχομένης αλληλογραφίας.
  • Διάθεση σε εμφανές σημείο στο δικτυακό τόπο κάθε δημόσιου φορέα των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) κάθε οργανικής μονάδας του. Επιπλέον στις ιστοσελίδες των φορέων θα πρέπει να αναρτάται η διάρθρωση των οικείων υπηρεσιών και μονάδων, η περιγραφή των αρμοδιοτήτων και των οργανικών θέσεων, καθώς και τα ονόματα, οι ιδιότητες και τα στοιχεία επικοινωνίας. Στην αρχική σελίδα του δικτυακού τόπου του φορέα θα πρέπει να αναρτάται ευκρινώς το e-mail του Κεντρικού Πρωτοκόλλου καθώς και το τηλεφωνικό κέντρο.
  • Διαμόρφωση ειδικού χώρου στον δικτυακό τόπο κάθε φορέα για τη διατύπωση ερωτημάτων από κάθε ενδιαφερόμενο ή ειδικού χώρου με τις απαντήσεις του φορέα επί των συνηθέστερων ερωτημάτων των ενδιαφερομένων.