ΔΙΕΥΚΡΙΝΙΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΥΤΟΑΠΟΓΡΑΦΗ ΤΩΝ ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΕΩΝ ΣΤΟ Γ.Ε.ΜΗ.
1. Ως προς τις προθεσμίες αυτοαπογραφής:
α) Οι ομόρρυθμες και οι ετερόρρυθμες εταιρίες, οι εταιρίες περιορισμένης ευθύνης και οι ανώνυμες εταιρίες, των οποίων η σύσταση έχει γίνει ΠΡΙΝ τις 4/4/2011, πρέπει να απογραφούν στις εξής προθεσμίες, ανάλογα με το λήγοντα του AΦM τους:
• Μέχρι την 27η Οκτωβρίου 2012 οι υπόχρεοι που ο Α.Φ.Μ. τους λήγει στο 1.
• Μέχρι την 3η Νοεμβρίου 2012 οι υπόχρεοι που ο Α.Φ.Μ. τους λήγει στο 2.
• Μέχρι την 10η Νοεμβρίου 2012 οι υπόχρεοι που ο Α.Φ.Μ. τους λήγει στο 3.
• Μέχρι την 17η Νοεμβρίου 2012 οι υπόχρεοι που ο Α.Φ.Μ. τους λήγει στο 4.
• Μέχρι την 24η Νοεμβρίου 2012 οι υπόχρεοι που ο Α.Φ.Μ. τους λήγει στο 5.
• Μέχρι την 1η Δεκεμβρίου 2012 οι υπόχρεοι που ο Α.Φ.Μ. τους λήγει στο 6.
• Μέχρι την 8η Δεκεμβρίου 2012 οι υπόχρεοι που ο Α.Φ.Μ. τους λήγει στο 7.
• Μέχρι την 15η Δεκεμβρίου 2012 οι υπόχρεοι που ο Α.Φ.Μ. τους λήγει στο 8.
• Μέχρι την 22η Δεκεμβρίου 2012 οι υπόχρεοι που ο Α.Φ.Μ. τους λήγει στο 9.
• Μέχρι την 29η Δεκεμβρίου 2012 οι υπόχρεοι που ο Α.Φ.Μ. τους λήγει στο 0.
β) Για τους αστικούς συνεταιρισμούς, στους οποίους περιλαμβάνονται και οι πιστωτικοί και αλληλασφαλιστικοί, των οποίων η σύσταση έχει γίνει ΠΡΙΝ τις 4/4/2011, και για τα υποκαταστήματα αλλοδαπών Α.Ε. και Ε.Π.Ε. των οποίων η έναρξη οικονομικής δραστηριότητας έχει γίνει ΠΡΙΝ τις 4/4/2011 στις εξής ημερομηνίες, η αυτοαπογραφή γίνεται από 1η Νοεμβρίου 2012 έως τις 29 Δεκεμβρίου του 2012 και εξειδικεύεται ως εξής:
• Μέχρι την 20η Νοεμβρίου 2012 για τους υπόχρεους που ο Α.Φ.Μ. τους λήγει στο 1, 2, 3.
• Μέχρι την 10η Δεκεμβρίου 2012 για τους υπόχρεους που ο Α.Φ.Μ. τους λήγει στο 4, 5, 6.
• Μέχρι την 29η Δεκεμβρίου 2012 για τους υπόχρεους που ο Α.Φ.Μ. τους λήγει στο 7, 8, 9 και 0.
γ) Τονίζεται ότι οι ανωτέρω αναφερόμενες προθεσμίες είναι αποκλειστικές. Με την απογραφή εκάστου είτε σύμφωνα με την διαδικασία που προβλέπεται στην παράγραφο 2 του άρθρου 1 της υπουργικής απόφασης (αυτοαπογραφή) είτε σύμφωνα με την παράγραφο 3 του άρθρου 1 (απογραφή από τις υπηρεσίες Γ.Ε.ΜΗ.) και σε κάθε περίπτωση μετά την πάροδο των προθεσμιών όπως αυτές ορίζονται στις παραγράφους 1 και 2 του άρθρου 2 της υπουργικής απόφασης, το Γ.Ε.ΜΗ. καθίσταται το μητρώο των υπόχρεων του άρθρου 1 του ν. 3419/2005, και ως εκ τούτου σε αυτό θα καταχωρίζονται εφεξής τα νομικά γεγονότα, δηλώσεις και πράξεις όλων των υπόχρεων.
Με άλλα λόγια οι υπόχρεοι ΔΕΝ θα απευθύνονται πλέον στα προηγούμενα μητρώα τους (Πρωτοδικεία, Περιφέρειες, Ειρηνοδικεία) για την καταχώριση οποιασδήποτε τροποποίησης αλλά μόνο στην κατά περίπτωση αρμόδια Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ.
2. Ως προς τη διαδικασία αυτοαπογραφής:
α) Η δήλωση αυτοαπογραφής υποβάλλεται από την επιχείρηση με χρήση των κωδικών πρόσβασης στο Taxis αυτής. Η ευθύνη για την υποβολή της σχετικής δήλωσης βαρύνει τους νόμιμους εκπροσώπους της εταιρείας, οι οποίοι και πρέπει να συγκεντρώσουν όλα τα απαραίτητα δικαιολογητικά και να πληροφορήσουν το πρόσωπο το οποίο θα υποβάλλει την δήλωση, εφόσον το πρόσωπο αυτό δεν είναι ο ίδιος ο νόμιμος εκπρόσωπος της εταιρίας, για τα στοιχεία της εταιρείας (πχ για τον ΑΦΜ του μέλους του Διοικητικού Συμβουλίου της ανώνυμης εταιρείας). Η ίδια η εφαρμογή έχει το χαρακτήρα υπεύθυνης δήλωσης.
Στο τέλος της διαδικασίας «ηλεκτρονικής» αυτοαπογραφής, το σύστημα εκδίδει εκτυπώσιμη βεβαίωση η οποία περιλαμβάνει τον Αρ. Γ.Ε.ΜΗ. του υπόχρεου, την αρμόδια Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. και την ημερομηνία ολοκλήρωσης της αυτοαπογραφής. Η βεβαίωση υπογράφεται/σφραγίζεται από τον υπόχρεο.
β) Τα έγγραφα τα οποία αναρτώνται στην εφαρμογή μπορούν να είναι οποιασδήποτε μορφής. Ωστόσο, για λόγους διευκόλυνσης των χρηστών και αποφυγής επιβάρυνσης της εφαρμογής συνιστάται να είναι είτε σε μορφή κειμένου (.doc), όπου αυτό είναι εφικτό (υπάρχουν δηλαδή τα αρχεία από πληκτρολόγηση) είτε σε μορφή εικόνας (pdf, jpeg κτλ), υπό τον όρο τα τελευταία να μην ξεπερνούν τα 5 MB σε μέγεθος. Εξυπακούεται ότι στην περίπτωση ανάρτησης .doc, το αναρτώμενο έγγραφο δεν θα φέρει τις υπογραφές ως ακριβές αντίγραφο, ωστόσο η ανάρτησή του στην εφαρμογή υπέχει το χαρακτήρα υπεύθυνης δήλωσης ότι είναι αληθές, ακριβές και όμοιο με το τηρούμενο από την αρμόδια Αρχή.
Σε περίπτωση που δεν καταστεί δυνατόν να αναρτηθούν τα ψηφιακά αντίγραφα των
εγγράφων, λόγω παρατεταμένου τεχνικού προβλήματος του διαδικτυακού τόπου του Γ.Ε.ΜΗ., ο υπόχρεος υποβάλλει στην Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. ψηφιακά αντίγραφα εντός 10 ημερών από την ολοκλήρωση της διαδικασίας όπως αποδεικνύεται από τη σχετική βεβαίωση, μαζί με υπεύθυνη δήλωση του νομίμου εκπροσώπου της εταιρείας ότι αυτά είναι αληθή, ακριβή και όμοια με τα τηρούμενα από την αρμόδια αρχή, καθώς και με διαβιβαστικό στο οποίο να επισημαίνεται ότι δεν έγινε εφικτή η ανάρτησή τους λόγω τεχνικού προβλήματος. Στην περίπτωση αυτή δεν οφείλεται τέλος για την ανάρτηση του συγκεκριμένου αρχείου και μόνο, δεδομένου ότι δεν υπάρχει ρητή πρόβλεψη σχετικά στην Υπουργική Απόφαση.
γ) Μετά την ολοκλήρωση της αυτοαπογραφής ο υπόχρεος αποστέλλει με συστημένη επιστολή ή προσκομίζει τα πρωτότυπα ή επικυρωμένα αντίγραφα των εγγράφων που αναρτήθηκαν στην εφαρμογή στην αρμόδια Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. εντός τριών (3) μηνών από την ολοκλήρωση της διαδικασίας όπως αποδεικνύεται από τη σχετική βεβαίωση, προκειμένου να αρχειοθετηθούν στο Φάκελο. Με την οριστικοποίηση της καταχώρισης από την Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. εκδίδεται σχετική βεβαίωση η οποία αποστέλλεται στον υπόχρεο. Ενημέρωση αποστέλλεται και στην εκάστοτε αρμόδια Υπηρεσία τήρησης του προηγούμενου μητρώου ήτοι του Πρωτοδικείου, της Περιφερειακής Ενότητας ή του Ειρηνοδικείου κατά περίπτωση.
Επισημαίνεται ότι στην περίπτωση που ο αριθμός Γ.Ε.ΜΗ. που αποδίδεται στον υπόχρεο με την ολοκλήρωση της αυτοαπογραφής είναι της μορφής 99000 (δηλ. το τέταρτο και πέμπτο ψηφίο από το τέλος είναι 9), αυτός ΔΕΝ είναι οριστικός και οριστικοποιείται με την ολοκλήρωση της εγγραφής από την εκάστοτε αρμόδια Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. Στις περιπτώσεις αυτές διαφοροποιούνται αναλόγως και τα σχετικά έγγραφα.
Σημειώνεται επίσης ότι εάν πριν την πάροδο της προθεσμίας των 3 μηνών ο υπόχρεος ζητήσει την έκδοση πιστοποιητικού ή βεβαίωσης ή θελήσει να προβεί σε οποιαδήποτε μεταβολή στοιχείων της εταιρείας του, απαιτείται η άμεση προσκόμιση στην Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. των πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων των εγγράφων, προκειμένου η Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. να οριστικοποιήσει την εγγραφή και να προχωρήσει στην έκδοση του πιστοποιητικού ή στην καταχώριση της μεταβολής. Τα πρωτότυπα ή επικυρωμένα αντίγραφα δεν απαιτείται να είναι θεωρημένα από την προηγούμενη αρχή τήρησης του Μητρώου του εκάστοτε υποχρέου. Στην περίπτωση όμως που δε φέρουν θεώρηση, θα πρέπει να συνοδεύονται από υπεύθυνη δήλωση του νομίμου εκπροσώπου της εταιρείας με θεωρημένο το γνήσιο της υπογραφής του ότι αυτά είναι αληθή, ακριβή και όμοια με τα τηρούμενα από την αρμόδια αρχή.
Για την ειδική περίπτωση των εταιρειών οι οποίες ολοκλήρωσαν της αυτοαπογραφή τους σύμφωνα με τα οριζόμενα στην αρχική ΥΑ Κ1-941 οικ./27.4.2012, ήτοι πριν την 01/10/12 επιτρέπεται κατ’ εξαίρεση η αποστολή ή προσκόμιση των σχετικών δικαιολογητικών μέχρι την 02/12/2012. Η ημερομηνία απογραφής προκύπτει από την βεβαίωση, η οποία και συμπεριλαμβάνεται στα δικαιολογητικά που αποστέλλονται ή υποβάλλονται.
δ) Οι Υπηρεσίες Γ.Ε.ΜΗ. λειτουργούν στα κατά τόπους Εμποροβιομηχανικά, Επαγγελματικά και Βιοτεχνικά Επιμελητήρια της χώρας, και όχι σε άλλα επιμελητήρια όπως το Τεχνικό Επιμελητήριο Ελλάδος, το Ξενοδοχειακό Επιμελητήριο Ελλάδος κτλ. Ως Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. κάθε επιχείρησης ορίζεται για όσες εταιρείες είναι υπόχρεες εγγραφής σε Εμποροβιομηχανικό, Επαγγελματικό, Βιοτεχνικό Επιμελητήριο η Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. του Επιμελητηρίου το οποίο είναι κατά τόπον και καθ’ ύλην αρμόδιο για τη συγκεκριμένη επιχείρηση βάσει της Υπουργικής Απόφασης Κ1-2534/14.12.2006 (ΦΕΚ 1853 Β’).
Για τις εταιρείες που είναι υπόχρεες εγγραφής στο Γ.Ε.ΜΗ., χωρίς να έχουν υποχρέωση εγγραφής σε Επιμελητήρια (π.χ. φαρμακεία), η αρμόδια Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. καθορίζεται με αναλογική εφαρμογή των διατάξεων της Υπουργικής Απόφασης Κ1-2534/14.12.2006, την οποία ο ενδιαφερόμενος μπορεί να αναζητήσει στο www.businessportal.gr.